RÈGLEMENT GÉNÉRAL DES ARCHIVES DÉPARTEMENTALES
1 er juillet 1921
Le ministre de l’instruction publique et des beaux-arts.
La commission supérieure des archives entendue,
Arrête :
Art.1er-Le règlement général des archives départementales, en date du 6 mars 1843,est remplacé par celui dont le texte suit.
Art.2 -Le directeur des archives est chargé de l’exécution du présent arrêté.
Paris, le 1 er juillet 1921
Le ministre de l’instruction publique et des beaux-arts,
LÉON BÉRARD
RÈGLEMENT GÉNÉRAL DES ARCHIVES DÉPARTEMENTALES
DIVISIONS
1.Composition des archives départementales
2.Local.
3.Personnel.
4.Prise en charge du dépôt.
5.Rapport annuel.
6.Mesures de sûreté.
7.Versements.
8.Suppressions
9.Classement.
10.Répertoires et inventaires.
11.Communications.
12.Expéditions.
13.Bibliothèques historique et administrative.
1-Composition des archives départementales.
1.Les archives départementales sont formées :
a) des titres des institutions et des établissements de l’ancien régime supprimés en 1790 et années suivantes, et des papiers des particuliers séquestrés pendant la Révolution ;
b) des papiers des administrations et institutions publiques qui se sont succédées dans les départements depuis 1790 jusqu’à lm’ an VIII (départements, districts, municipalités de canton, tribunaux ou commissions révolutionnaires, comités de surveillance, sociétés populaires, etc.) ;
c) des papiers des administrations et établissements dont les lois, décrets ou règlements ont prescrit ou autorisé le versement dans les archives départementales.
2.Les archives départementales peuvent s’accroître aussi par dons, legs, et achats. Les papiers achetés font partie intégrante des archives. Il en est de me même des papiers donnés ou légués, à moins de stipulations contraires.
3.Les archives départementales peuvent recevoir des documents à titre de simple dépôt révocable. Ces documents ne font pas partie intégrante des archives.
4.Les documents achetés, donnés, légués ou déposés, lors même qu’ils se rattacheraient par leur nature ou leur origine à des fonds déjà représentés dans le dépôt, doivent être marqués d’un signe qui en rappelle la provenance. Mention de cette provenance sera faite, en outre dans les inventaires.
II.-Local
5.Il est interdit d’affecter temporairement les locaux des archives à d’autres destinations.
6.En cas de reconstruction, d’agrandissement, de translation ou de réaménagement, un avant-projet doit être soumis à l’approbation du ministre de l’instruction publique qui donne son avis en vue de l’établissement du projet définitif.
7.Les archives doivent être installées loin de tout voisinage dangereux, dans un bâtiment spécial, ou, à défaut dans une partie de bâtiment uniquement affectée à leur usage et séparée des autres parties par un gros mur.
8. On n'emploiera dans la bâtisse que des matériaux incombustibles comme pierre, brique, fer, ciment, verre armé, etc.
L'éclairage latéral doit être préféré à l'éclairage par la toiture.
Afin de faciliter les extensions éventuelles, des espaces libres seront réservés, autant que possible, sur le terrain où s'élève le bâtiment des archives.
9. Les bureaux, c'est-à-dire le cabinet de l'archiviste, la salle de travail du public et la salle de classement seront distincts des salles du dépôt ou magasins.
10 Dans les magasins l'éclairage électrique ne sera pas installé.
11 Un monte-charge desservira les étages.
12 Pour faire tenir, comme il convient, le plus grand nombre de documents dans le plus petit espace possible, le meilleur système est celui des travées transversales combiné avec celui des travées longitudinales.
13. La distance entre les travées transversales peut être réduite à un mètre ainsi que la largeur des passages d'une salle à l'autre.
14 La hauteur des étages ne doit pas dépasser 2 m 50, de façon à permettre d'atteindre les tablettes supérieures avec un simple escabeau et d'éviter l'usage des échelles.
15. En règle générale, l'espace entre les tablettes doivent être de 45 à 50 centimètres. Des crémaillères permettront de donner, quand il y aura lieu, des hauteurs différentes.
16. Quant à la profondeur, elle doit être ou de 30 centimètres ou de 60 centimètres. Dans le premier cas, la travée à double face aura 60 centimètres de largeur et un 1 m.20 dans le second.
Le système de travée à tablettes ayant une profondeur de 60 centimètres est le plus recommandable :il permet non seulement le placement des dossiers debout sur double rangée, mais aussi celui des liasses à plat dans le sens de leur longueur.
17.Des meubles à tiroirs, des râteliers, des comptoirs à casiers verticaux seront disposés pour recevoir les cartes, plans, rouleaux, sceaux détachés , ou les documents de dimension exceptionnelles.
III.-Personnel.
18.Le personnel des archives départementales se composent dans chaque département, :
1° D’un archiviste, chef du service ;
2°, D’un ou de plusieurs employés chargés d'assister l'archiviste ;
3° D’'un ou de plusieurs gardiens de bureau du concierge, s'il y en a un spécial pour les archives, chargés des besognes matérielles du service.
En outre, dans les départements énumérés à l'article 4 du premier des décrets du 11 juin 1921 relatifs aux archivistes départementaux, il peut être nommé un ou deux archivistes adjoints dans les conditions prévues par l'article 1er de la loi du 11 mai 1921. 19 Les archivistes et les archivistes adjoints sont nommés par le ministre, après avis du préfet. Ils doivent être pourvus du diplôme d'archiviste paléographe ou, à défaut de,candidats munis de ce diplôme, d'un certificat d'aptitude délivré après examen.
20. L'examen des candidats non diplômés se passent au ministère de l'Instruction publique (direction des archives) devant un jury désigné par le ministre.
21. En ce qui concerne le recrutement des employés des archives départementales, et conformément à l'article 1er, paragraphe 3 de la loi du 1er avril 1920, et à l'article 1er,,paragraphe 5, du décret du 17 juillet 1920, le concours d'admission comprend en outre des matières générales, des matières particulières au service des archives, et l'archiviste départemental fait partie du jury.
22. L'archiviste devra être consulté sur le choix des candidats qui, à défaut des candidats militaires prévus par les lois des 21 mars 1905 et 17 avril 1916, pourraient être appelés à occuper, dans son service, un emploi de gardien de bureau ou de concierge.
23. Dans les départements où il n'y a pas d'archiviste adjoint, un des employés de l'archiviste doit être en état de le remplacer en cas d'absence ou de vacances.
Cet employé pourra recevoir par arrêté préfectoral, sous réserve de l'approbation du ministre de l'Instruction publique, le titre de sous-archivistes.
24. L'avis de l'archiviste est obligatoirement demandé lorsqu'il s'agit des promotions du personnel de son service.
25. L'archiviste conserve en ordre les documents contenus dans son dépôt. Il les classe, il en rédige des répertoires et des inventaires. Il recherche et communique dans les conditions fixées par les articles 71 et suivants, ceux qui lui sont demandés. Il en prépare des expéditions authentiques quand il en est requis. Il tient un registre d'ordre où sont analysés sommairement les lettres envoyées et les lettres reçues, ainsi que les autres registres définis ci-après (art.30, 82, 96 et 98). Il reçoit les papiers versé périodiquement par les bureaux de la préfecture et par les autres administrations ; Il provoque les réintégrations de documents appartenant aux archives, qui n'y ont pas été versés ou qui en ont été distraits, et il prépare l'élimination des papiers périmés.
Chef de service, il travaille sans intermédiaire avec le préfet, reçoit directement de lui ses instructions et la correspondance relative aux archives ; il soumet à son approbation les projets de lettres, puis à sa signature les lettres concernant le service ; il en garde minutes ; il dirige ou surveille le travail des employés qui lui sont adjoints.
Il est chargé de l'inspection des archives des sous-préfectures, des archives communales et hospitalières du département.
26 Les archivistes et les employés des archives ne pourront être chargés d'aucun travail administratif étranger à leur service.
27 Il est interdit à toutes les personnes attachées aux archives de former, pour elles ou pour autrui, des collections de pièces manuscrites et de sceaux se rapportant au département.
Il leur est défendu d'emporter hors du dépôt aucun des documents qui y sont conservées.
IV.-Prise en charge du dépôt.
28.Tout archiviste, lors de son entrée en fonctions, est tenu de dresser un état général des collections et du mobilier qu'il prend en charge. Cet état représente le contenu, tel qu'il s'offre à ses yeux, de chaque travée du dépôt, depuis la première jusqu'à la dernière, y compris les papiers déposés ailleurs que sur les rayons.
29 Cet état est établi en forme de procès-verbal ; Il est vérifié sur place et certifié exact par un membre de la commission départementale, par un délégué de l'administration des domaines et par le secrétaire général de la préfecture.
L'archiviste signe pour prise en charge. Un double de cet état est envoyé au ministère.
30. Il est tenu, dans chaque dépôt, un registre d'entrée où sont mentionnés, sinon transcrits, les bordereaux de versement et d'acquisitions de tout genre. Quant aux versements et aux acquisitions non accompagnés de bordereau, il en sera dressé par l'archiviste, un état, et cet état sera transcrit au registre dont il s'agit.
La tenue de ce registre est strictement obligatoire.
31.Il appartient à la commission départementale, conformément aux dispositions de l’article 83 de la loi du 10 aout1871, de vérifier l’état des archives.
V.-Rapport annuel
32.Tous les ans, à l'approche de la seconde session des conseils généraux, l'archiviste adresse au préfet un rapport sur la situation des archives départementales et de celles des sous-préfectures, des communes et des hospices. Il y rend compte notamment de l'état des locaux, des réintégrations, dons, acquisitions et dépôts de titres anciens et modernes, des versements de papiers administratifs, des suppressions de papiers périmés, de l’avancement des classements, répertoires et inventaires, des communications et des expéditions de pièces, du travail des employées, de l'emploi détaillées article par article, des crédits mis à sa disposition, de ces dernières tournées d'inspection.
Il y ajoute l’indication des crédits qui lui paraissent nécessaires pour la marche et les besoins du service.
33 Ce compte rendu est communiqué au conseil général et imprimé dans les procès-verbaux de cette assemblée avec les rapports des autres chefs de services.
34 Aussitôt après la session, le préfet en transmet un exemplaire au ministère (direction des archives) avec ses propres observations ;il y joint une copie conforme des délibérations et des votes de l'assemblée départementale sur le service des archives.
35.S'il y a eu, dans les sessions du conseil général, autres que la seconde, des délibérations relatives aux archives, le texte de ces délibérations est adressé au ministère dans les mêmes conditions.
VI -Mesure de sûreté.
36. Les archives ne sont ouvertes que de jour. Pendant la nuit, elles seront toujours fermées à clé.
37.Aucune personne étrangère au service ne peut pénétrer dans les magasins. Il est interdit d'y circuler avec une lumière à flamme nue. Les appareils contre l'incendie qui s'y trouvent, extincteurs et prises d'eau, seront souvent vérifiés.
38.Il est défendu de fumer dans les locaux des archives.
39 Les feux d'éclairage et de chauffage allumés dans la salle de travail et dans le cabinet de l'archiviste doivent être éteintes chaque jour après la séance de l'après-midi.
40 Le préfet règle, par un arrêté, les heures d'ouverture et de fermeture ainsi que les autres mesures particulières de précaution et de police que réclame le service des archives dans son département. Cet arrêté doit être soumis à l'approbation du ministre. Il est ensuite affiché à l'entrée du dépôt.
41 Les cartons, registres, liasses, portefeuilles, et généralement tous les documents constituant les archives seront battus et essuyés au moins une fois tous les cinq ans. Ils le seront, en outre, chaque fois qu'ils seront demandées en communication.
42. Tous les documents appartenant aux archives doivent, en principe, être estampillés au moyen d'un timbre à encre grasse portant ses mots : Archives de ( le nom du département), à l'exception de ceux qui ne font pas partie intégrée du dépôt (art.2) et de ceux qui n’y doivent pas rester indéfiniment (art.3, 53 54).
Si, pour des raisons matérielles, cette opération n'a pas encore été effectuée, il est du moins enjoint aux archivistes d'y faire procéder avec le plus d'activité possible et de ne communiquer au public aucune pièce qui n’ait reçu l’estampille.
43. Cette estampille sera apposée de telle sorte qu'elle ne puisse pas nuire la lecture du texte et qu'on ne puisse pas la faire disparaître sans mutiler la pièce.
44.On estampillera les registres ou cahiers en plusieurs endroits (au commencement, vers le milieu et vers la fin) ; une seule fois les pièces isolées.
45.On prendra des mesures pour protéger les sceaux et les cachets contre les causes de détérioration.
Les sceaux pendant au bas des chartes n’en seront détachés sous aucun prétexte. Il est interdit d’enlever des pièces les cachets, timbres, marques postales, vignettes, etc, et de séparer les enveloppes des lettres qui y sont incluses.
VII.-Versements.
46.Des archives départementales reçoivent obligatoirement, chaque année, à une date toujours la même, dans chaque département, les dossiers du cabinet du préfet, des bureaux de la préfecture, du conseil de préfecture et des services alimentés par le budget départemental, qui ne sont plus nécessaires à l'exposition des affaires courantes.
47. Tous les articles versés, (liasses ou registres) doivent porter à l'extérieur l'indication de leur contenu et de leur date. Dans chaque liasse les documents doivent être convenablement classés.
48. Tout versement est accompagné d'un bordereau daté, dressé et signé en double exemplaire, dont l'un est remis, après vérification, au service versant ; l’autre reste aux archives, et il en est fait mention au registre d'entrée.
49.Si certains services ne croient pas pouvoir se dessaisir de leurs dossiers, ils pourront être autorisés exceptionnellement par le préfet à les conserver. Mais, au cas où il paraîtrait nécessaire qu'ils les conservassent, l'archiviste aurait un droit d'inspection sur les petits dépôts où ils se trouveraient. En aucun cas, les services intéressés n'ont le droit de procéder, de leur chef, à des suppressions dans ces dépôts.
50.En ce qui concerne les administrations de l'État dans le département, les archives départementales reçoivent aussi ceux de leurs papiers qui sont devenus inutiles au service courant, dans les conditions indiquées aux articles qui précèdent. Mais elles ne sont pas tenues d'entreposer ceux qui, reconnus comme n'ayant d’intérêt, pendant un temps limité, que pour les administrations qui proposent de les verser ,sont destinés au pilon après le délai fixé par les règlements en vigueur, tels que les registres de comptabilité générale, des trésoriers généraux et des receveurs particuliers.
VIII.-Suppressions.
51.Des papiers versés aux archives départementales, la plupart sont à conserver indéfiniment, mais il en est qui peuvent être supprimés après un délai déterminé.
52.Sont à conserver indéfiniment, en principe :
a) tous les dossiers et registres clôt antérieurement à 1830 ;
b) toutes les pièces qui peuvent servir à établir un droit au profit d'une administration, d'une association ou d'un particulier.
c) tous les documents qui présentent ou peuvent acquérir un intérêt historique.
53. Peuvent être supprimés, en principe :
a) les documents dont les données essentielles se retrouvent dans un autre document récapitulatif, surtout si ce document récapitulatif a été imprimé ;
b les papiers qui ne présentent qu'un intérêt temporaire, lorsque le temps pendant lequel il pouvait être utiles est écoulé.
Un tableau des principales catégories de papiers de ce genre, qui, comporte l’indication des délais de conservation, est annexé au présent règlement. (1)
(1 (1) Ce tableau, dont l’étendue est considérable, sera publié ultérieurement.
54. L'archiviste garde le droit, s'il l’estime utile, de proposer pour la suppression d'autres dossiers que ceux dont la nomenclature figure au tableau annexé où en raison de la diversité des services locaux et de leurs développements éventuels, il a été impossible de tout prévoir.
(1) Ce tableau, dont l’étendue est considérable, sera publié ultérieurement
55 L'opération du triage doit être considérée, en principe, comme exceptionnelle. Des cas où le triage est cependant nécessaire et autorisé sont indiqués au tableau annexé.
(1) Ce tableau, dont l’étendue est considérable, sera publié ultérieurement
Dans les dossiers à trier, les éliminations ne doivent être faites qu'après un examen attentif, pièce par pièce.
56.Les papiers qui peuvent être supprimés aux termes des articles 53 et 54 ne le seront qu'avec la triple autorisation du chef de service qui a versé les documents, du conseil général et du ministre.
L'archiviste dressent l'état des articles supprimés, munis des explications convenables, et il l’adresse en double exemplaires au ministre de l'instruction publique avec l'indication que les formalités prescrites ont été observées.
57. Les papiers dont la suppression aura été autorisée seront vendus au profit de l'État ou du département suivant qu'ils appartiennent à l'un ou l'autre, sous la condition qu'ils ne seront mis au pilon. Ils seront déchirés et brassés avant la livraison à l'acquéreur en présence d'un délégué de l'autorité publique.
IX.- Classement
58.Les principes du classement des archives départementales, tels qu'ils ont été posés par la circulaire du ministre de l'Intérieur en date du 24 avril 1841, complétée par les circulaires du ministre de l’Instruction publique en date des 25 mars 1909 et 26 juillet 1913, restent en vigueur.
59. Dans les cadres de la circulaire de 1841, l’archiviste s'efforcera de sauvegarder autant que possible le principe général du respect des fonds :c’'est ainsi qu'il ne confondra pas, par exemple, dans la série T, le fonds de l'inspection académique avec celui de la préfecture.
60. Les archivistes doivent adopter un cadre régulier pour classement de tous les fonds non classés, qui ne l'ont jamais été ou dont l'ancien classement ne peut être rétabli. S’il n'existe pas de prescription ministérielle au sujet des fonds du genre de ceux qu'ils entreprennent de classer, Ils soumettront leurs plans personnels de classement au ministre de l'Instruction publique. 1
X.- répertoires et inventaires.
61. Une des fonctions principales de l'archiviste est de faciliter les recherches dans son dépôt par la rédaction de répertoire numérique et d'inventaire sommaire.
62. Les répertoires numériques définis dans la circulaire ministérielle du 25 mars 1909, seront provisoirement réservés aux séries qui n'ont encore été munies d'aucun instrument de recherche.
63.L'inventaire sommaire s'applique aux fonds complètement constitués et classés.
Il sera rédigé dans l'esprit de la règle essentielle posée par la circulaire précitée : » Analyser individuellement les pièces dont l'intérêt réside en elles-mêmes, et collectivement celles dont l'intérêt réside surtout dans le groupe ».
64. La rédaction des répertoires et celles des inventaires seront conduites concurremment.
65.Dans chaque dépôt il sera établi par l'archiviste _non pas ne varietur, mais à titre d'indication_ un programme des répertoires et des inventaires à exécuter, rangés dans l'ordre d'urgence décroissante, ce programme sera soumis à l'administration supérieure.
L'archiviste y fera connaître son avis sur le point de savoir si tous les répertoires entreprendre doivent être imprimés ; sinon il distinguera ceux qui, à son avis, doivent et ceux qui ne doivent pas l'être.
66. Les répertoires numériques imprimés ne comprendront que les documents à conserver indéfiniment.
67. Tous les documents cotés dans un répertoire ou inventaire imprimé porteront la lettre de série(B), le n° d'ordre du fonds dans la série (II B) et le n° de l'article (II B 453).
68 Chaque Inventaire imprimé sera munie d'une table dressée d'après les indications de la circulaire du 20 mars 1889 ; chaque répertoire imprimé, d'après celles de la circulaire du 25 mars 1909.
69. La copie et les épreuves des répertoires et inventaires seront communiqués successivement au ministère de l'instruction publique (direction des archives) pour approbation.
Deux exemplaires des bonnes feuilles lui seront également envoyées à mesure du tirage.
70. Les uns et les autres sont tirés normalement à 400 exemplaires dont une partie est réservée pour les bibliothèques des grands établissements scientifiques et pour les échanges départementaux.
XI.- Communications
71 Les documents des archives départementales sont librement communiqués au public lorsqu’ils ont cinquante ans de date. Mais ;
a) Lorsqu’un document, quelle qu’en soit la date, paraîtra de nature à porter atteinte à l'honneur des individus ou des familles, le préfet décidera si la communication peut en être faite aux particuliers ;
b) Le préfet appréciera aussi si les documents dont la divulgation présenterait des inconvénients au point de vue administratif peuvent être mis entre les mains du public ;
c) Les documents déposés ou donnés sous réserve aux archives départementales ne seront communiqués que dans les conditions indiquées par les déposants ou donateurs.
d) Les lecteurs français pourront être requis de justifiée de leur identité. Les étrangers ne sont admis à faire valoir à faire des recherches dans les archives départementales que s'ils sont accrédités par les agents diplomatiques de leur pays.
72. L'archiviste doit mettre à la disposition du public les documents communicables qui lui sont demandés, faire connaître, en outre, aux travailleurs le maniement des instruments de recherche et, d'une manière générale, les faire profiter de son expérience. Mais il n'est pas tenu de faire pour les intéressés les recherches qui leur incombe normalement et qui leur est possible de faire eux-mêmes.
73. Les demandes de communication seront faites sur des bulletins préparés, où le demandeur indiquera son nom, son domicile et la cote ou la nature de l'article ou du document désiré ; ces bulletins, datés, seront ensuite classés et conservés au dépôt. Ces communications seront portées sur le registre dont il est question à l'article 82.
Mention de l'autorisation préfectorale sera inscrite au bas de chaque bulletin, s'il s'agit de documents qui ne sont pas librement communicables (art.71 § a et b ).
74.La communication a lieu sur place, dans la salle spécialement affectée à cet usage, en présence de l'archiviste ou d'un employé du service.
75. Il ne sera pas communiqué plus de trois articles en même temps, et jamais deux liens à la fois.
76. Les personnes admises à travailler dans les archives ne doivent ni se promener, ni parler à haute voix, ni rien faire qui puisse gêner autrui.
77. Elles seront tenues de rétablir l'ordre dans les dossiers avant de les restituer, s'il a été troublé au cours de la consultation. L'employé vérifie les dossiers avant de les remettre en place.
78. Exceptionnellement, la communication au dehors peut être autorisée. L'autorisation est donnée par le ministre, après avis du préfet, sur requête motivée. Cette communication ne peut avoir lieu que dans un établissement public (dépôt d'archives ou bibliothèque).
79, Lorsqu’une pièce, un dossier ou un registre déposé aux archives par les bureaux de la préfecture ou par toute autre administration sera redemandé pour affaire de service, cette pièce, ce dossier ou ce registre sera remis contre un reçu signé du chef de service, qui le gardera sous sa responsabilité pendant un délai déterminé ;ce délai pourra être prolongé.
80.Les pièces à communiquer au dehors dans les conditions prévues aux articles 78 et 79 seront non seulement estampillées (art42), mais numérotées, si elles ne l'ont pas encore été. Elles seront, en outre comptées, et le nombre en sera inscrit sur l'enveloppe qui les contiendra.
81 Une fiche remplacera sur les rayons l'article ou document absent. Elle en portera la cote ainsi que le nom du demandeur et la date de la communication.
82. Il sera tenu un registre pour toutes les communications sans déplacement, sur lequel seront reportées les indications des bulletins de demande avec la cote des documents communiqués. Il sera tenu, en outre, un autre registre, divisé en deux parties : communication administrative et prêts au dehors.
83 Pour les documents librement communicables, l'autorisation de photographier est accordée par l'archiviste ; deux épreuves du cliché obtenu seront déposées aux archives.
84. Les archives sont ouvertes au public, au moins pendant six heures, tous les jours ou sont ouvertes au public les bureaux de la préfecture.
XII.-Expéditions
85.Les expéditions authentiques des pièces conservées dans les archives départementales Doivent être demandées par écrit, elles sont signées pour collation par l'archiviste et pour copie conforme par le préfet ou le secrétaire général de la préfecture. Les frais et droits de délivrance fixées par la loi sont relatés en marge. Les demandeurs doivent consigner à l'avance les droits à percevoir.
86. Les expéditions sont taxées à 8 fr. par rôle pour les documents de l'ancien régime et à 3 fr par rôle pour les pièces postérieures au 6 novembre 1789 (loi du 30 avril 1921, art.14).
87, les expéditions sont faites sur papier timbré au tarif légal. Chaque page ne peut contenir compensation faites d'une feuille à l'autre, plus de 25 lignes. Chaque ligne doit contenir, compensation faite d'une ligne à l'autre, quinze syllabes au moins.
88, les expéditions ne doivent présenter ni abréviations, ni blancs, ni lacunes, ni intervalles, ni interlignes, ni surcharges, ni additions dans le corps de l'acte. Elles sont datées en lettres et non en chiffres. Les renvois en marge et les mots rayés des nuls doivent être approuvés et signés de la même manière que le corps de l'acte.
89. Les copies ou calques de plans ne pourront être exécutés que par des hommes de l'art, qui devront prendre toutes les précautions nécessaires pour éviter les détériorations.
90. Les copies de plans exécutés à la même échelle que les originaux pourront être authentiquées., quelle que soit leur date moyennant un droit de visa proportionnel à la dimension du papier timbré : 6 fr. pour le moyen papier, 8 fr. pour le grand papier, 12 fr. pour le papier de format maximum ( loi du 30 avril 1921, art. 14)
91. Les expéditions demandées par les administrations publiques dans l'intérêt de leurs services sont délivrées sans frais : cette exonération s'étend au droit de timbre, Mais les copies de plans sont toujours à la charge des intéressés.
92.Sont également gratuites les expéditions délivrées aux indigents et aux assistées judiciairement dans les conditions fixées par les lois des 10 décembre 1850 et 22 janvier 1851. Mention des motifs de la délivrance et de la loi qui l'autorise sera faite au bas de l'expédition.
93. Les Expéditions d'actes de l’état civil postérieure à 1792 ne pourront se faire que conformément à la loi de 30 novembre 1906 portant modification des articles 45 et 57 du code civil et à l'article 6 de la loi du 30 décembre 1915.
94, Dans le cas où l'expédition demandée par une administration publique dépasseraient quatre rôles, le préfet appréciera s'il n'y aurait pas lieu d'inviter cette administration à faire copier la pièce par un de ses agents ;en ce cas, l'authentification reste gratuite.
95, Les expéditions de pièces déposées par les notaires et les greffiers sont délivrées par leurs soins et à leur profit, si cette réserve a été stipulée lors du dépôt.
96, Il sera tenu un registre spécial des expéditions mentionnant les noms et qualité des demandeurs, la nature des pièces expédiées, le nombre des rôles, le montant des droits perçus, la date de la perception et celles du versement dans la caisse du trésorier général. Il sera fait mention sur ce registre des expéditions délivrées sans frais pour cause de service public, d'assistance ou d'indigence.
97, Dans les dépôts d'archives où un service de moulages de sceaux est organisé, la délivrance des empreintes se fait dans les mêmes conditions que les expéditions de pièces et au tarif fixé par l'article 45 de la loi de finances du 31 juillet 1920. Elle est accompagnée d'un certificat d'authenticité.
En cas de danger pour la conservation du sceau, le moulage peut être refusé et remplacé par une photographie ou un dessin exécuté par un homme de l'art aux frais de demandeur.
XIII.-Bibliothèque historique et administrative.
98.Les mesures d’ordre qui concernent les archives sont applicables, dans chaque département, à la bibliothèque historique annexée au dépôt, dont la garde et la conservation ont été confiées à l’archiviste. Il en tient à jour les catalogues alphabétique et méthodique, et le registre d’acquisitions. Les prêts de livre pourront être inscrits sur le même registre que les prêts de documents.
99. L'archiviste n'a pas , de par ses fonctions, la direction de la bibliothèque administrative de la préfecture, quand elle est dispersée dans les bureaux ou des besoins du service courant. Mais il en conserve les parties versées aux archives dans les mêmes conditions que la bibliothèque historique.
Les frais de reliure des ouvrages de la bibliothèque administrative déposés aux archives départementales pourront être imputés sur le crédit de la bibliothèque administrative.
100.Tous les documents imprimés par ordre des administrations du département (ou dans le ressort desquels le département est compris), font l'objet d'un dépôt régulier,qui est effectué sans délai à la bibliothèque administrative des archives.
Source:
Journal officiel de la République Française vendredi 8 juillet 1921._N°182
Pages 7844 à 7847
gallica.bnf.fr /DILA
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Dernière mise à jour des données de ce code : 21 février 2026
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